Inkoopprofessionals in bedrijven waar tools als Material  Resource Planning (MRP II), Just-in-Time (JIT), en Total Quality Control (TQC) ontbreken vragen zich vaak af wat de  meerwaarde van dergelijke tools is. Men maak vaak opmerkingen zoals: “Hoe kunnen deze tools mij helpen om beter te functioneren als inkoper?” Het antwoord is eigenlijk simpel: Deze Tools geeft hen de tijd en de informatie die men nodig heeft om zich te focussen op die zaken die hun bedrijf werkelijk geld bespaard.

Vandaag de dag worden we geconfronteerd met meer concurrentie, met name de concurrentie vanuit het verre oosten doet veel bedrijven besluiten te produceren met minder mensen en middelen. Met andere woorden, ondernemingen kopen meer in en voegen minder waarde toe gedurende het interne proces. Hierdoor is de ratio van Euro’s inkoop en directe productiekosten in een typisch productiebedrijf veranderd van drie – één in de midden jaren 80 naar vier – één in de begin jaren 90. Dus voor elke Euro uitgegeven aan directe productie, geeft een onderneming 4 Euro uit aan productiegerelateerde inkoop.

Veel ondernemingen hebben goede en vakbekwame engineers in dienst die continue de productieprocessen verbeteren en de productiekosten steeds verder naar beneden weten te brengen. Hierdoor zal de ratio oplopen naar vijf – één tot mogelijk zes – één in de nabije toekomst. Doordat de directe productiekosten dus steeds verder dalen, komen inkopers steeds verder onder druk te staan in het vinden van kostenbesparingen op directe materialen.

De traditionele inkoop strategie om kosten te besparen is het inkopen van grote hoeveelheden. Niet alleen de prijzen gekoppeld aan grotere hoeveelheden zijn lager ook de vrachtkosten en de administratiekosten zijn per stuk lager. Maar deze manier van werken wordt niet verwacht van een inkoper die werkt in een JIT omgeving of een make-to-order proces. Eén van de belangrijke doelstellingen van JIT is het laag houden van de voorraden. Daarom wordt van een moderne inkoper verwacht dat hij/zij in 80% van de gevallen de zijn materialen in kleinere hoeveelheden en meer frequent bestelt. In plaats van maandelijkse receipts worden er meer wekelijkse of zelfs dagelijkse receipt verwacht.

Wanneer ondernemingen zich steeds meer gaan focussen op JIT en TQC, komt de inkoopafdeling steeds meer onder druk te staan om de juiste materialen met de juiste kwaliteit, en in de juiste hoeveelheid te betrekken van leveranciers. De reden is simpel: Met minder of zelfs geen beschikbare voorraad op de plank loopt men de kans dat de productielijn stil komt te staan als materialen niet op tijd beschikbaar zijn of kwalitatief niet binnen de gestelde specificaties aangeleverd worden. Door de altijd veranderende wensen van de klant is het voor de inkoopafdeling ook belangrijk om steeds kortere levertijden uit te onderhandelen met de leveranciers En als laatste moet men zich natuurlijk ook focussen op het managen van de vrachtkosten doordat men frequenter bestellingen moet plaatsen. De verhouding tussen de vracht- en bestelkosten moeten uiteraard steeds afgewogen worden met de kosten die bespaard worden door het dalen van de voorraad. De inkoper moet dus creatief zijn in het zoeken naar de mogelijkheden om deze kosten te reduceren. Samenvattend komt het erop neer dat de inkoper constant bezig moet zijn om de kosten te reduceren en de flexibiliteit te vergroten en zich dus moet focussen op het verkleinen van de bestelgroottes, meer vrachten,  het zorg dragen voor 100% kwaliteit, kortere en stabielere levertijden en minder voorraad.

In een traditionele inkoopomgeving is de inkoper vaak te druk bezig met het bespoedigen van leverdata van lopende bestelingen, zich een weg zien te banen door de administratie om zijn job op een effectief te volbrengen. Zelfs al had de inkoper de tijd, dan nog heeft hij/zij niet de beschikking over de juiste informatie om op een voor het bedrijf zo gunstigste manier de onderhandelingen aan te gaan met de leverancier. Het netto resultaat is dus dat er significante kansen voor kostenbesparingen niet benut worden, met als gevolg dat bedrijven niet concurrerend kunnen werken waardoor de inkoopafdeling nog meer onder druk komt te staan om de kosten van inkoop te reduceren.

Het goede nieuws is wel dat we heden ten dagen de juiste tools en die nodig zijn voor het creëren van verbetering aanwezig zijn. Met MRP II en JIT/TQC zijn goede resultaten haalbaar

MRP II heeft zich bewezen als een perfect planning tool. Het zorgt voor de juiste link tussen de high-level en detail plannen binnen een organisatie, dus als het business plan wijzigt om te kunnen voldoen aan de vraag vanuit de markt wijzigt automatisch ook het detail plan en kan dan als zodanig uitgevoerd worden. MRP II integreert als het ware alle bedrijfsfuncties en beschouwd deze functies als het hart van de bedrijfsvoering. Als gevolg hiervan is de inkoopafdeling in staat om de leveranciers met juiste en correcte data te voorzien.

JIT is niet allen een tool om voorraden te reduceren en ervoor te zorgen dat de materialen ter beschikking komen wanneer men ze nodig heeft zoals men over het algemeen suggereert, nee het is methode om continue verbeteringen te realiseren door het elimineren van niet waarde toevoegde activiteiten in productie, inkoop en alle overige bedrijfsfuncties. Door JIT te koppelen aan TQC kan men significante verbeteringen realiseren gedurende het inkoopproces omdat men hiermee een groot gedeelte van de leveranciers mee kan reduceren, het reduceert een hoop administratie en het werkt aan het continue verkorten en stabiliseren van de levertijden, meer leveringen , beter kwaliteit, OTIF (On Time and In Full) leveringen en uiteraard het verlaagd de integrale kosten.

TQC (Total Quality Control) is een verzameling van tools voor het elimineren van kwaliteitsfouten gedurende het engineeringproces tot aan de levering van de materialen tot aan het verzenden van gereed product. Terwijl JIT een methode is voor het elimineren van verspillingen en het blootleggen van problemen en het doorvoeren van continue verbeterslagen, kan men TQC gebruiken voor het oplossen van de problemen. Net zoals JIT, heeft TQC een grote invloed op het functioneren van de inkoper.  De inkoper heeft namelijk meer zekerheid dat de leveringen met de juiste kwaliteit geleverd gaan worden, wat uiteindelijk ook weer extra administratie elimineert (denk aan claimen van onkosten), het verbetert de communicatie en het kan er toe leiden dat inkomende kwaliteitsinspecties overbodig worden. Hierdoor verkort de lead time significant.

Advies: check www.debeerconsulting.eu